Isännöinti huolehtii yli 2 miljoonan kerros- ja rivitalossa asuvan ihmisen kodista. Suomessa on Tilastokeskuksen mukaan yli 1200 isännöintiyritystä, joten valinnanvaraa taloyhtiöille riittää. Isännöintiyritysten tarjoamat palvelut ja niiden hinnoittelu ovat keskenään erilaisia. Miten hallitus löytää taloyhtiölle sopivan isännöintipalvelun?
Jos isännöintipalveluissa on toivomisen varaa, kannattaa ensin keskustella nykyisen isännöitsijän ja tarvittaessa isännöintiyrityksen toimitusjohtajan kanssa ja yrittää neuvottelemalla ratkaista asioita.
Kaikki lähtee tarpeiden asettelusta
Hallituksen on tärkeää miettiä, mitä tarpeita ja tavoitteita taloyhtiöllä on isännöintipalveluille. Tarpeisiin vaikuttavat esimerkiksi taloyhtiön koko, ikä ja kunto sekä osakkaiden ja asukkaiden toiveet. Jos taloyhtiöllä on jo strategia, siitä saa selkeät suuntaviivat myös isännöintipalvelun ostamiseen.
Kun hallitus lähtee hakemaan uutta isännöintipalvelua, se etsii sopivia isännöintiyrityksiä esimerkiksi puskaradion suositusten ja Isännöintiliiton Hae isännöintiä -palvelun avulla. Kannattaa tutkailla yritysten verkkosivuja, selvittää palvelulupaukset ja millaisia palveluita on tarjolla.
Yritysten palvelukokonaisuudet ovat erilaisia, joten täysin vertailukelpoisia tarjouksia on vaikea saada.
Kun kiinnostavia isännöintiyrityksiä on löytynyt, hallitus laatii tarjouspyynnön. Tarjouspyynnössä kerrotaan taloyhtiön nimen ja osoitteen lisäksi huoneistojen määrä, rakennusvuosi, tehdyt ja suunnitellut korjaukset ja onko käytössä kiinteistöhuolto. Lisäksi kannattaa kertoa, miksi hallitus etsii isännöintiä ja mitä toiveita sekä tarpeita on. Tarjouspyyntöön liitetään mukaan taloyhtiöstrategia, yhtiöjärjestys, tilinpäätös ja isännöitsijäntodistus.
Yritysten palvelukokonaisuudet ovat erilaisia, joten täysin vertailukelpoisia tarjouksia on vaikea saada. Siksi on tärkeä tutustua ajatuksella palvelukuvauksiin ja sisältöihin. Tarjoukset käsitellään hallituksen kokouksessa, jossa päätetään, mitkä yritykset ja millä perusteella valitaan haastatteluun. Haastatteluissa hallitus tutustuu yrityksiin ja henkilöihin tarkemmin ja varmistaa isännöintipalvelun sopivuuden taloyhtiölle.
Yhteisymmärryksessä kohti parempaa isännöintiä
Kun hallitus on valikoinut parhaiten taloyhtiön tarpeisiin vastaavan isännöintiyrityksen, käydään sopimusneuvottelut. Niissä varmistetaan, että isännöintiyrityksellä ja taloyhtiön hallituksella on yhtäläinen käsitys isännöintipalvelun sisällöstä.
Sitten onkin aika tehdä isännöintiyrityksen kanssa isännöintisopimus ja irtisanoa edellinen. Isännöintipalvelun sisältö, laatu, laajuus ja palvelun veloitusperusteet sovitaan isännöintisopimuksessa. Mahdollisimman tarkka sopiminen on kaikkien etu.
Hallituksen on tärkeää varata aikaa yhteistyön aloittamiseen uuden isännöintiyrityksen kanssa ja varmistaa, että tieto hallituksen ja isännöinnin välillä kulkee avoimesti.
Isännöintiliiton tuottama Hae isännöintiä -palvelu opastaa isännöinnin hankinnassa. Anna palautetta sivun haeisannointia.fi alalaidasta löytyvällä palautelomakkeella.
Kirjoittaja Marjut Joensuu on Isännöintiliiton vt. toimitusjohtaja.
